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资产管理处内部控制制度
来源:资产管理处  共有0人次浏览 发布时间:2021-05-10 

为了防止产生廉政风险,运用集体询价手段控制采购单价,实现不相容岗位的分离,建立监督机制,明确采购工作职责与流程,依法依规采购,特就资产管理处的采购事项制定内部控制制度。

  一、建立内控制度的政策依据

湖南省财政厅《湖南省政府采购电子卖场管理办法》、《湖南科技学院非公开招标采购方式管理办法》、《湖南科技学院关于进一步规范电子卖场采购行为的通知》。

二、集体询价方式

5万元以上(含5万元)的批量采购不进行集体询价,由审计处审定预算控制价后进入电子卖场公开竞价采购。批量5万元以下的采购,询价方式分部门集体询价与审计参与集体询价两种。批量采购1万元以下的由资产管理处集体询价履行相关程序后采用直购方式采购,批量采购1万元以上(含1万元)的采用审计参与集体询价方式履行相关程序后采用直购方式采购。

三、不同业务类型的控制制度

(一)常规维修配件的询价管理制度

常规维修指计算机、打印机、投影设备、电子屏、空调维修配件、空调搬运、空调拆装。每年邀请审计处、采购中心集体询价一次,参与部门及人员对询价结果签字盖章,明确责任,全年按照询价单价结算。如永州市城区内某配件市场采购单价下浮幅度达到20%的,需要对该单项价格再次集体询价,根据新办理的业务和新明确的价格结算。资产管理处设备科关注市场行情,随时跟踪可能降价的配件单价下浮情况。

(二)特殊专业的设备维修管理制度

音乐与舞蹈学院、化学与生物工程学院、土木工程学院、信息工程学院、智能制造学院等专业教学科研设备及保卫处电子监控设备的维修,2000元以上的进入电子卖场竞价采购。管理单位提出申请,资产管理处设备科审定维修方案,由管理单位自行根据审定方案采购,资产管理处负责报账结算。

(三)搬运劳务采购管理制度

根据搬运工作量确定询价方式,达到1万元(含)的必须邀请审计处参与集体议价,监督议价过程。1万元以下的由资产管理处集体议价确定。

四、资产管理处参与询价人员构成

资产管理处副处长、设备科长、综合科长、房管科长、根据采购事项确定的处内其他办事人员、特别邀请的校内专业人员。普通采购业务由资产管理处人员组建集体询价组,专业性质强的采购,必须邀请校内专业人员参与。资产管理处的参与询价人员,由处长随机抽取确定。

集体询价人员数量为3人,审计参与集体询价中审计1人、资产管理处2人。专业性质强的询价,专业人员参与1人,询价人员增加至4人。

五、集体询价流程管理制度

(一)搬运劳务询价流程。由资产管理处综合科进行初步询价,提交书面询价申请表,内容包括搬运范围、时间要求、安全事项、整洁度要求、具体搬运费估算金额等内容,报分管副处长签批后,由处长审定处内参与询价人员,金额达到1万元(含)的提交分管校长签批启动询价流程,1万元以内的由处长审定后启动询价流程。

(二)常规维修配件的询价流程。资产管理处设备科提交书面询价申请表格,提供询价配件清单,注明规格型号、制定合规表格,分管副处长签批、处长签批并确定参与询价人员、分管副校长审批。由分管副处长对接审计处、采购中心进行集体询价。询价结果在采购中心、资产管理处内网公示。

(三)电子卖场直购业务的询价流程。资产管理处设备科提交书面询价申请表格,提供采购设备的品名、规格、型号、数量、初审金额,分管副处长签批,处长签批(1万元内审批)并确定参与询价人员、分管副校长(1万元及以上)审批。分管副处长对接审计人员参与集体询价,负责制定供应商报价表,组织集体询价业务依法依规开展。

启动集体询价机制时,由参与集体询价人员将供应商报价表格电子版同时发送给供应商,要求在三小时内进行响应,超时无效,事前与潜在的供应商约定报价时间规定,由供应商提供报价后加盖公司章,通过微信、QQ拍照上传或者现场提交方式提交,分管副处长负责验证真实性并保留报价资料,确定总报价最低者供货,然后,在电子卖场直购。

六、不相容职务分离管理制度。

构建不相容职务分离制度,审批与经办分离,处长不参与询价。同时,根据权利制衡原则,原则上设备科提交的询价,设备科长不参与询价,综合科提交的询价,综合科长不参与询价。

附件:资产管理处集体询价内控流程申请表

资产管理处集体询价内控流程申请表

流程

序号

询价程序

签批内容

1

集体询价

项目名称


2

初审总价

大写:

3

负责科室

意见


4

分管副处长

审核意见


5

处长审核意见(参与人员)


6

分管校领导

意  见


7

集体询价结果

大写:

8

集体询价人员签字确认


           集体询价时间:      




 
   
   
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